Creación de un centro de excelencia para la automatización

Un centro de excelencia (CoE) es un equipo de especialistas que se convierten en la fuente principal tanto de conocimientos sobre un tema, una tecnología o una iniciativa concretos como de soporte para ellos. Están presentes en todos los sectores y suelen crearlos aquellas empresas que desean dotar de personal y recursos financieros a un único equipo para abordar los desafíos específicos de la empresa y cumplir los objetivos comunes.

En el sector de software, los CoE desempeñan un papel esencial en el establecimiento de estándares que promueven la innovación, sobre todo en el caso de las empresas que recién comienzan el proceso de automatización. En este sentido, las empresas que trabajan para transformar sus operaciones y automatizar los procesos pueden crear un centro de excelencia con la finalidad de superar los obstáculos técnicos, institucionales y culturales que conlleva la adopción de la automatización, según sea necesario.

La principal responsabilidad de un CoE para la automatización es identificar las áreas de la empresa en las que puede implementarse esta tecnología, para así aumentar la eficiencia y la productividad, reducir los costos y disminuir los errores humanos.

Dado que para aprovechar al máximo la automatización su adopción debe ser generalizada, los CoE también se ocupan en gran medida de abordar los desafíos que surgen inevitablemente durante la automatización de tareas y flujos de trabajo manuales en toda una empresa formada por equipos dispares. Al proporcionar orientación, capacitación y soporte a todo el personal, estos CoE logran que la automatización se convierta en una iniciativa de toda la empresa.

Si bien los CoE se distinguen por su capacidad para hacer frente a la complejidad de la implementación de la automatización a gran escala, las pequeñas empresas también pueden aprovechar las ventajas de contar con una única fuente de especialistas que les ofrezca una estrategia uniforme, establezca las prácticas recomendadas desde el comienzo y saque el máximo provecho de la automatización. Independientemente del tamaño de su empresa, los CoE le permiten acelerar la innovación, agilizar los procesos y aumentar el compromiso con la estrategia de automatización.

1. Determine su misión y sus objetivos: en primer lugar, analice las razones que lo llevan a crear un centro de excelencia para la automatización, es decir, los motivos de la empresa para establecerlo, los obstáculos que quiere superar y sus prioridades. Es importante definir el motivo por el cual necesita un centro de excelencia y los indicadores de rendimiento que tiene previsto analizar para determinar su éxito.
2. Obtenga el apoyo de los ejecutivos: crear un centro de excelencia para la automatización es como conformar un equipo nuevo, por lo que debe contar desde el primer momento con la aprobación y el apoyo del equipo directivo, el cual puede ayudarlo a validar y perfeccionar la visión del CoE y promoverla desde los puestos superiores. Además, su aceptación reduce las tensiones que surgen a la hora de justificar costos adicionales o proponer mejoras.
3. Realice cambios a nivel empresarial: la automatización es un factor esencial para el éxito de su empresa, por lo que es probable que los especialistas en la materia trabajen con los equipos de toda la empresa, en lugar de hacerlo únicamente con el sector de TI. Aunque muchos CoE para la automatización dependen de un director de información, algunos se encuentran en unidades de negocio que no pertenecen a la TI. Por ello, un paso importante a la hora de crearlo es determinar la persona a la que deberá rendir cuentas el equipo y las áreas en las que funcionará mejor para resolver las diferencias entre el sector de TI y las partes interesadas de la empresa. Asimismo, es necesario identificar a los directivos del equipo y a los miembros del personal que cumplirán ciertas funciones dentro del CoE.
4. Formalice los conocimientos y las herramientas: los usuarios y desarrolladores de la automatización consideran al CoE como la máxima autoridad en materia de prácticas recomendadas. Es importante desarrollar un espacio para que estas partes interesadas fundamentales puedan interactuar con el CoE, descubrir las opciones de automatización disponibles en la empresa y conocer los distintos aspectos del proceso que pueden explorar más a fondo; por ejemplo, a través de páginas wiki, programas de aprendizaje y canales de chat.
5. Comuníquese con las partes interesadas de forma periódica: al igual que ocurre con las funciones de gestión de productos, es importante que las partes interesadas conozcan lo que sucede en el ámbito de la automatización y los planes para el futuro. Por eso, en lugar de recurrir exclusivamente a la comunicación escrita, puede resultar más eficaz organizar eventos periódicos en los que puedan interactuar con el CoE y conocer los avances en el campo. Al informar sobre estos aspectos de la automatización, se genera más entusiasmo en el trabajo y se logra que las personas y los equipos se comprometan con la iniciativa, lo cual aumenta la confianza de los patrocinadores ejecutivos en que su apoyo es acertado.

Por lo general, la creación de un CoE para la automatización es el primer paso para fomentar la adopción de esta tecnología en toda la empresa, pero sin duda no es el único ni el último.

Una comunidad con intereses compartidos, o CoP, está formada por un grupo de personas que se organizan en función de su experiencia en un interés común y de su pasión por él. Los propios especialistas desarrollan una CoP de forma orgánica y, aunque es posible que el equipo directivo de una empresa le proporcione la infraestructura que necesita para alcanzar sus objetivos, el equipo de gestión no decide quiénes serán sus miembros, y es posible que la CoP no reciba financiación formal o permanente.

Aunque los objetivos de las CoP son diversos, a continuación se exponen algunas de las razones más comunes por las que se forman:

• Crear una comunidad conectada de especialistas que compartan funciones y prioridades similares, pero que trabajen en equipos internos diferentes.
• Establecer las prácticas recomendadas, desarrollar habilidades y compartir conocimientos.
• Identificar nuevas líneas de negocio.
• Motivar a los especialistas, formen o no parte de la CoP, a partir de los conocimientos y la dedicación de los miembros con mayor experiencia.

Dado que los resultados esperados de una CoP incluyen forjar relaciones y generar entusiasmo independientemente de los cargos oficiales, es una buena opción para las empresas que desean adoptar la automatización en toda la stack de TI. El interés y la pasión que comparten los miembros es una herramienta fundamental para aumentar el compromiso en el proceso de automatización de la empresa: cuanto más comprometidos están los equipos, más probabilidades tienen de encontrar nuevas formas de incorporar este método a sus herramientas y flujos de trabajo.

Es posible que en algunas empresas se forme fácilmente una comunidad con intereses compartidos en materia de automatización, pero puede que en otras los desafíos culturales dificulten el trabajo conjunto de los equipos para convertir este método en un elemento esencial de su estrategia de TI. Por tal motivo, en este tipo de empresas, y en aquellas con una estructura jerárquica muy vertical, lo ideal es establecer un centro de excelencia que se ocupe de crear una comunidad con intereses compartidos de mayor alcance.

Al encomendar a un CoE la expansión de la automatización a toda la empresa, proporciona a un equipo central las herramientas adecuadas con las que realizar todo el trabajo preliminar necesario y así garantizar la adopción generalizada. A través de sus iniciativas de capacitación y perfeccionamiento de otros equipos, el CoE crea nuevos especialistas en automatización en toda la empresa, motivados por la pasión, la experiencia y el deseo de colaboración.

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